Gestion d'une association étudiante

Cette section de la trousse pour les associations étudiantes concerne la gestion d’une association étudiante. Vous pouvez également consulter les autres sections à propos des affaires académiques, des affaires externes et sociopolitiques, des communications, des cycles supérieurs, des finances et de la vie étudiante.

Pour toute question quant à la gestion d’une association étudiante, vous pouvez écrire à la coordination aux affaires associatives à interne@faecum.qc.ca.

Joignez-vous au groupe Facebook Présidents et Présidentes de l’UdeM ! Celui-ci est utilisé comme lieu d’échanges entre les associations étudiantes afin de pouvoir poser des questions et partager de bonnes pratiques. Le bureau exécutif l’utilise également pour publier toute information pertinente pour la gestion d’une association étudiante.

Note :  Il existe plusieurs groupes similaires pour les différents postes. Vous pouvez être membre de chacun des groupes pour recevoir toutes les informations, mais aussi vous assurer que votre exécutif se trouve sur les groupes correspondants à leur poste : Les ACADs de l’UdeM ; Les assos CS de l’UdeM ; Externes UdeM ; Les Comm’s de l’UdeM ; Trésoriers et trésorières de l’UdeM ; Les CVEs de l’UdeM.

Participez au conseil central (CC), instance décisionnelle de la FAÉCUM qui est responsable du discours et de la planification des actions politiques de la Fédération.

 


TABLE DES MATIÈRES :


OBLIGATIONS ANNUELLES :

  • Services aux étudiantes [et aux étudiantes] (SAÉ) : L’association étudiante doit faire parvenir aux SAÉ le formulaire d’identification de l’exécutif et le procès-verbal attestant l’élection des membres de l’exécutif chaque année. Les règlements généraux doivent aussi être envoyés s’ils ont été modifiés, accompagnés du procès-verbal attestant des changements. Cette mise à jour du dossier est obligatoire pour percevoir vos cotisations étudiantes. Toutes les informations sont sur le site Web des SAÉ en cliquant sur « informations importantes ».
  • Registraire des entreprises du Québec (REQ) : Chaque année, il faut s’assurer de la mise à jour des informations au REQ, généralement concernant les administrateurs élus et les administratrices élues, et de faire les modifications en cours d’année le cas échéant.
  • FAÉCUM : Il est recommandé d’envoyer les coordonnées des personnes élues au sein de votre association étudiante à la coordination aux affaires associations (interne@faecum.qc.ca) à chaque renouvellement de l’exécutif. Utilisez le formulaire prévu à cet effet pour s’assurer de transmettre toutes les informations nécessaires. Note : Ceci n’est pas une obligation, mais est fortement recommandé afin de faciliter les communications entre les associations étudiantes et le bureau exécutif, notamment pour recevoir les convocations aux instances et sous-instances de la FAÉCUM. 

 

ASSEMBLÉES GÉNÉRALES :

  • Guide de procédure des assemblées délibérantes(2001) :  Cet ouvrage, aussi appelé Code Lespérance, détaille les différentes procédures d’assemblées afin de voir au bon déroulement des assemblées et des délibérations. Ce code est utilisé dans les instances de la FAÉCUM et par plusieurs associations étudiantes. Référez-vous-y pour vous familiariser avec les procédures d’assemblées, que ce soit pour participer aux instances de la FAÉCUM ou pour l’utiliser dans vos assemblées générales.
  • Guide d’instance en ligne (2020) : Ce guide se veut une ressource pour les associations étudiantes lors d’organisation d’instances en ligne, telles que des assemblées générales, des séances de conseil d’administration ou toute autre instance prévue par les textes règlementaires de l’association étudiante. Note : Il est possible que les fonctionnalités varient selon la version Zoom utilisée. Contactez interne@faecum.qc.ca pour davantage de soutien.
  • Présidence et secrétariat d’assemblée générale : Si vous avez besoin d’une présidence et/ou d’un secrétariat pour votre assemblée générale, vous pouvez demander à la coordination aux affaires associatives (interne@faecum.qc.ca) de vous aider ou encore publier sur le groupe Facebook Regroupement pour l’animation d’AG à l’UdeM.

  

AFFAIRES ADMINISTRATIVES :

   

FAVORISER L’IMPLICATION ÉTUDIANTE :

 

SERVICES AUX ASSOCIATIONS ÉTUDIANTES :

  • Soutien financier : Si votre association étudiante, votre café étudiant, vos comités ou même vos membres ont besoin de soutien financier pour des projets étudiants, vous pourriez être éligibles aux différentes bourses et subventions de la FAÉCUM ou du FICSUM (pour les cycles supérieurs) afin de bénéficier d’un soutien financier.
  • Services juridiques : Les associations étudiantes peuvent bénéficier de conseils juridiques d’une personne avocate en écrivant à juridique@faecum.qc.ca. Les services incluent notamment la révision de votre charte d’une association étudiante ou de contrat.
  • Services d’assermentation : Il peut vous arriver d’avoir besoin d’assermenter un document, c’est-à-dire de donner un caractère officiel au document. Pour ce faire, vous pouvez avoir recours gratuitement aux services d’une personne commissaire à l’assermentation à la FAÉCUM en écrivant à assermentation@faecum.qc.ca.

  

CAFÉ ÉTUDIANT :

  • Guide pour les gestionnaires de café étudiant (2019) : Ce guide rassemble des informations essentielles à la saine gestion d’un café étudiant. Vous y trouverez des informations sur la Coalition des cafés étudiants du Campus de l’UdeM (COALICAF), les responsabilités et les obligations des cafés étudiants, notamment en termes d’hygiène, de salubrité et d’assurance, ainsi que sur la gestion financière et documentaire et la sécurité.